Taloudellinen raportointi

Sisäinen valvonta

Suomen osakeyhtiölain ja listayhtiöiden hallinnointikoodin mukaan yhtiön hallitus vastaa yhtiön sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä.

Tämän osion tarkoituksena on kuvata osakkeenomistajille ja muille asianosaisille, miten taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty Outokummussa. Pörssiyhtiönä konsernin on noudatettava monia eri säännöksiä. Jotta Outokumpu kykenisi täyttämään kaikki siihen sovellettavat vaatimukset, Outokummussa on käytössä taloudellisen raportoinnin ja sisäisen valvonnan periaatteet koko organisaatiossa.

Valvontaympäristö

Outokummun valvontaympäristön perusta on konsernissa omaksuttu liiketoimintakulttuuri ja sen mukaiset toimintatavat. Outokummun valvontaympäristön muodostavat konsernin politiikat ja periaatteet, jotka määrittävät Outokummun organisaation toimintamallin. Näitä politiikkoja ja periaatteita ovat esimerkiksi konsernin yritysvastuupolitiikka ja eettiset periaatteet. Outokummun toimintaohjeessa (Code of Conduct) kuvataan konsernin perusarvoja sekä annetaan yhdenmukaisia käytännöllisiä ohjeita yhtiön esimiehille ja työntekijöille. Outokummun compliance-ohjelmasta on lisätietoa Outokumpu & society -osiossa (englanniksi).

Outokummun suoritusjohtamisprosessi on keskeinen johdon tehtävä, jolla on tärkeä asema tehokkaan valvontaympäristön toteuttamisessa. Suunnittelu ja tavoitteiden asettaminen sekä operatiivisessa että taloudellisessa mielessä suoritetaan koko operatiivisessa organisaatiossa Outokummun liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisesti. Johto seuraa tavoitteiden saavuttamista kuukausittaisten johtamisraporttien ja seurantakokousten avulla.

Outokumpu noudattaa toiminnassaan yhtiön hallituksen hyväksymää riskienhallintapolitiikkaa, ja tarkastusvaliokunta seuraa säännöllisesti yhtiön riskikarttaa. Politiikassa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, lähestymistavat ja vastuualueet. Riskienhallinta tukee Outokummun strategiaa ja auttaa määrittämään tasapainoisen riskiprofiilin osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien, kuten asiakkaiden, tavarantoimittajien, henkilöstön ja rahoittajien, näkökulmasta. Outokummun riskienhallinnasta on lisätietoa  riskienhallinnan nettisivulla.

Outokummun taloudellisen raportoinnin valvontaprosessi perustuu konsernin taloudellisen raportoinnin politiikkoihin, periaatteisiin ja ohjeisiin sekä konsernin vastuu- ja valtuusrakenteeseen. Taloudelliseen raportointiin liittyvien politiikkojen omistaja ja hyväksyjä on yleensä toimitusjohtaja ja talous- ja rahoitusjohtaja. Outokummun taloudellinen raportointi toteutetaan yhdenmukaisesti yhteisen tilikartan avulla.

Taloudellinen raportointi laaditaan kansainvälisten tilinpäätösstandardien (IFRS) mukaisesti. Outokummun laskentaperiaatteet (OAP) ovat yhtiön soveltamisohjeistus IFRS:stä. Outokummun laskentaperiaatteiden ja muun Controllerin ohjekirjaan sisältyvän taloudellisen raportoinnin ohjeistuksen tavoitteena on varmistaa yhdenmukaiset taloudellisen raportoinnin prosessit ja käytännöt koko konsernissa. Taloudelliseen raportointiin liittyvät politiikat ja ohjeet arvioidaan säännöllisesti ja niitä tarkistetaan tarvittaessa. Tilikauden 2017 aikana Outokumpu selvitti, mitä lähitulevaisuudessa voimaan tulevat uudet ja tarkistetut IFRS-standardit merkitsevät yhtiön kannalta, ja valmistautui uusien IFRS 15- ja IFRS 9 -standardien täytäntöönpanoon vuoden 2018 alusta. Vuonna 2016 Outokumpu toteutti ESMAn (Euroopan arvopaperimarkkinaviranomainen) vaihtoehtoisia suorituskykymittareita (APM) koskevan ohjeistuksen edellyttämät muutokset. Vuonna 2018 Outokumpu valmistautuu uuden IFRS 16 -standardin täytäntöönpanoon vuoden 2019 alusta sekä seuraa edelleen tiiviisti IFRS-standardien muita muutoksia. Uusien standardien täytäntöönpanosta johtuvia merkittäviä muutoksia taloudelliseen raportointiin ei ole odotettavissa vuonna 2018.

Konsernin emoyhtiön ja suomalaisten tytäryhtiöiden tilinpäätökset on laadittu Suomessa noudatettavan hyvän kirjanpitotavan mukaisesti, ja ulkomaiset tytäryhtiöt noudattavat paikallisia kirjanpitosääntöjä. Outokumpu noudattaa taloudellisessa raportoinnissaan myös Finanssivalvonnan, Nasdaq Helsingin ja ESMAn sääntöjä ja määräyksiä.

Taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistaminen ja arviointi

Rahoitus- ja riskienhallintatoiminto vastaa konsernin taloudelliseen aportointiin liittyvien riskienhallintaprosessien oordinoinnista. Taloudelliseen raportointiin liittyvät riskit n luokiteltu operatiivisiksi riskeiksi, ja niitä voi aiheutua rittämättömien tai epäonnistuneiden sisäisten prosessien, työntekijöiden toiminnan, järjestelmien tai muiden tapahtumien, kuten väärinkäytösten tai rikosten, seurauksena. Outokummun riskienhallintaprosessin tavoitteena on tunnistaa, arvioida, hallita ja rajoittaa näitä riskejä.

Merkittävimmät riskit raportoidaan tarkastusvaliokunnalle, joka arvioi ne säännöllisesti. Osana Outokummun riskienhallintaprosessia liiketoiminta-alueilla ja konsernitoiminnoissa järjestetään työpajoja, joilla tuetaan keskeisten riskien tunnistamista, mukaan lukien operatiiviset riskit. Prosessin tuloksena syntyy muun muassa riskikarttoja, riskien tunnistamissuunnitelmia sekä taloudellinen arvio konsernin riskinkantokyvystä.

Valvontatoiminnot

Hallituksen ja tarkastusvaliokunnan lisäksi Outokummun operatiiviset johtoryhmät vastaavat taloudelliseen raportointiin sovellettavan sisäisen valvonnan järjestämisestä konsernin kaikissa yksiköissä. Valvonnan tavoitteena on havaita, estää ja korjata mahdolliset virheet ja poikkeamat taloudellisessa raportoinnissa. Valvontatoimilla pyritään myös varmistamaan, että valtuutusrakenteet on suunniteltu ja toteutettu niin, ettei niin kutsuttuja vaarallisia tehtäväyhdistelmiä pääse syntymään (yksi henkilö ei voi suorittaa ja valvoa samaa toimintoa). Valvonta käsittää erilaisia toimia, kuten konserninjohdon ja iiketoiminta-alueiden johdon suorittamat taloudellisten raporttien arkastukset, tilien täsmäytykset, raportoitujen lukujen oogisuusanalyysit, ennusteiden ja toteutumien vertailuanalyysit ja taloudellisen raportointiprosessin analyysit. Keskeinen tekijä on kuukausittaisen suoriutumisen seuraaminen suhteessa asetettuihin taloudellisiin ja operatiivisiin tavoitteisiin. Nämä valvontatoimet toteutetaan eri organisaatiotasoilla. Outokummun taloudellisen raportoinnin merkittävimmät erät ovat varastojen ja muiden käyttöpääomaerien arvostus ja raportointi. Lisäksi vaikeassa markkinatilanteessa korostuu omaisuuserien arvonalennuslaskelmien ja niihin liittyvien herkkyysanalyysien merkitys. Niitä seurataan ja valvotaan tarkasti ja säännöllisesti sekä liiketoiminta-alueilla että konsernin tasolla.

Tietotekniikalla ja IT-ratkaisuilla on tärkeä asema sisäisen valvonnan perustan luomisessa. Yhtiön konsolidointijärjestelmä uudistettiin vuonna 2015. Uudistuksen tarkoituksena oli varmistaa konsernin yksiköiden taloudellisen ja johdon raportoinnin oikea-aikaisuus ja yhdenmukaisuus sekä koko konsernin tehokas tilinpäätösprosessi. Outokummulla on lisäksi käynnissä liiketoiminnan muutosohjelma, jonka tavoitteena on kehittää ja parantaa liiketoimintakykyä sekä uudistaa hajanaisen järjestelmäympäristön tärkeimmät osa-alueet. Tavoite saavutetaan pääasiassa yhtenäistämällä ja parantamalla konsernin liiketoiminnan ydinprosesseja ja toteuttamalla niitä tukevia, koko konsernille yhteisiä tietohallinnon järjestelmiä (esimerkiksi ERP). Outokumpu on myös keskittämässä taloushallintoa ja taloudellista raportointia liiketoiminnan palvelukeskuksiin (Global Business Services centers). Ohjelma sisältää myös järjestelmä- ja prosessipohjaisen sisäisen valvonnan kehittämistä ja arviointia. ERP:n ensimmäiset käyttöönotot tehdään vuoden 2018 aikana.

Viestintä ja tiedotus

Konserninlaajuiset politiikat ja periaatteet ovat kaikkien Outokummun työntekijöiden saatavissa. Taloudelliseen raportointiin liittyvät ohjeet annetaan tiedoksi kaikille asianomaisille. Tärkeimmät viestintäkanavat ovat Outokummun intranet ja muut helposti käytettävissä olevat tietokannat. Lisäksi järjestetään Controller-kokouksia ja neljännesvuosittain tai tarvittaessa useammin Senior Controller -kokouksia, joissa jaetaan tietoa ja keskustellaan konsernin ajankohtaisista asioista.

Outokummussa on perustettu erilaisia verkostoja ja yhteisöjä, joissa käsitellään ja arvioidaan taloudellisen raportoinnin ja sisäisen valvonnan asioita ja ohjeita. Verkostoihin kuuluu yleensä henkilöstöä sekä liiketoiminta-alueilta että konsernitoiminnoista. Outokummun verkostojen, yhteisöjen ja yhtenäisten ohjeiden tavoitteena on varmistaa taloudellisten prosessien ja raportointikäytäntöjen yhtenäisyys koko konsernissa. Verkostoilla ja yhteisöillä on tärkeä rooli taloudellista raportointia koskevan sisäisen valvonnan tehokkuuden vakiinnuttamisessa sekä politiikkojen, ohjeiden ja prosessien kehittämisessä.

Seuranta

Outokummun konserniyhtiöiden johto ja taloushallinto- ja controller-toimintojen henkilöstö vastaavat taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan seurannasta. Sisäinen tarkastus valvoo ja varmistaa toiminnallaan asianmukaisen valvontaympäristön olemassaoloa konserninlaajuisesti. Seurantaan ja valvontaan osallistuvat myös riskienhallintatoiminto sekä ulkoinen tarkastus. Seurantaan liittyvät havainnot raportoidaan säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle ja konsernin johtoryhmälle.

Sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus on itsenäinen ja puolueeton varmistus-, valvonta- ja konsultointitoiminto konsernin sisällä. Sen tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa, parantaa toimintoja sekä seurata ja tukea organisaatiota tavoitteiden saavutta-misessa. Tarkasti ja järjestelmällisesti toimiva sisäinen tarkastus määrittää, ovatko hallintoprosessit ja sisäinen valvontajärjestelmä sekä hallituksen ja johtoryhmän suunnittelema ja edustama riskienhallintajärjestelmä tehokkaita ja vaikuttavia.

Lahjomattomasti ja vastuullisesti toimiva sisäinen tarkastus tuottaa hallintoelimille ja ylimmälle johdolle arvoa täsmällisen ja luotettavan tiedon sekä riippumattomien neuvojen suorana ja puolueettomana lähteenä. Lisäksi sisäinen tarkastus seuraa konsernin periaatteiden, politiikkojen ja menettelytapojen
noudattamista ja tutkii vilpilliset ja määräysten vastaiset menettelyt ja toimet. Sisäinen tarkastus toimii tarkastusvaliokunnan ja johtoryhmän puolesta ja raportoi suoraan tarkastusvaliokunnalle ja johtoryhmälle mutta on toiminnallisesti toimitusjohtajan alaisuudessa. Tarkastusvaliokunta hyväksyy vuosittaisen sisäisen tarkastussuunnitelman.

Vuonna 2017 sisäinen tarkastus teki 18 suunniteltua toimintojen tarkastusta, kuten tarkastamattomien osa-alueiden tarkastuksia pääasiassa Ruotsissa, kohdennettuja tarkastuksia Itä-Euroopan ja Italian nauhapalvelukeskuksissa sekä Outokummun tytäryhtiöiden tarkastuksia Intiassa ja Kaukoidässä. Kaikkien tarkastusten ja niiden riskiarviointien tulokset on raportoitu kirjallisina. Myynnin välikäsien sopimuksissa aiemmin havaittu mahdollinen riski Outokummun toimintaohjeen ja yritysvastuupolitiikan näkökulmasta katsotaan nyt ratkaistuksi, ja sen katsotaan olevan asianmukaisesti hallinnassa. Vuonna 2018 sisäisen tarkastuksen painopistealueet ovat vastikään perustettu Ferrochrome-liiketoiminta-alue, Euroopan ja Amerikan Global Business Services -keskusten menettelytapojen valvontaympäristö sekä raaka-aineiden ja IT-ohjelmien ja -laitteiden hankinnat.

Taloudellisia väärinkäytöksiä ja epäeettistä toimintaa koskevista epäilyistä voi ilmoittaa sisäiselle tarkastukselle ja tarkastusvaliokunnalle luottamuksellisesti yhtiön intranetissä tai internetissä Helpline-palvelun kautta. Vuonna 2017 Helplinen kautta raportoitiin kaksi tapausta.

Seitsemän epäillyn tapauksen suunnittelematonta tutkintaa tehtiin muita kanavia pitkin saatujen tietojen pohjalta. Sisäinen tarkastus havaitsi epärehellistä toimintaa sekä tapahtuneita tai oletettuja varkauksia, kuten tilanteen, jossa suljetusta sulatosta varastettiin materiaalia. Tapaukset eivät kuitenkaan olleet taloudellisesti merkittäviä. Useat havaitut sähköpostihuijausten yritykset eivät aiheuttaneet yhtiölle vahinkoa.

Kontaktisi

[OfficeName]

[OfficeMail] [OfficePhone]

Seuraa meitä somessa

May 17, 2018